Proposition de règlement intérieur de l'association G6 (en date du 29 juin 2009)

Objectifs et rédaction du RI d'une association

• Le RI décrit son fonctionnement et son administration.
• Ce document juridique complète les statuts et dispose de la même valeur légale pour organiser les relations avec les membres (et entre eux), qu’ils soient usagers, bénévoles ou qu’ils exercent un mandat de dirigeant.
• Le RI traitera donc des relations des membres avec la structure, détaillant les droits et les obligations de chacun. Selon le statut des personnes engagées dans le projet associatif, on peut prévoir trois sections, les usagers, les bénévoles et les organes de direction.
• Voir http://association1901.fr/blog/droit-association-loi-1901/le-reglement-interieur-conseils-de-redaction-2-pour-les-associations-de-membres

Commentaires des relecteurs du RI => COMPLETER

• Nom de la page WIKI: "Règlement" et non pas "Réglement"
• 3.1: Sur quoi porte les décisions du Bureau ? (MS 2009-06)
• 3.1: Le bureau fait des résolutions, qui une fois acceptées deviennent des décisions (MS 2009-06)

DONE

• FAIT: personne morale : différente d'un membre physique (par contre suppléant peut être membre physique)
• fixer la durée des mandats aux CA
• FAIT: favoriser le paiement par chèque
• FAIT: créer une catégorie "association", en fait elle n'apparait que sur les grille de cout definie par la CA
• FAIT: création d'un bureau de 3 membres
  • élire le CA
  • provoquer une réunion AG extraordinaire
• FAIT: définir le scope de l'assocation (contact avec les ministères,...).
• FAIT: Combien de pouvoirs par personne, gardé les memes regles, mais mis dans le RI. Il ne faut pas être trop contraignant au debut (10% des membres, ca doit faire 4 mandats aux maximum).
• FAIT: vote par procuration: ne pas autoriser
• Echéance (rapports moral et financier, candidature au CA, ...), dépôt de motions

Article 1 - Relations avec les usagers

Article 1.1 - Missions de l'association

Dans le cadre de son objet social, conformément à l'article 2 des Statuts de l'Association, les principales missions de l'association sont entre autres :

• la valorisation du protocole IPv6 par la création de tutoriaux et documents permettant d'expliquer le fonctionnement du protocole,
• la sensibilisation du monde politique sur l'importance d'IPv6 dans l'économie numérique française,
• la sensibilisation du milieu industriel à la nécessité et à l'impact du déploiement d'IPv6.
• la sensibilisation du milieu académique francophone dans l'évolution de l'internet.
• la sensibilisation du milieu universitaire francophone au besoin de formation à IPv6 des ingénieurs, techniciens, commerciaux, etc.
• l'intervention dans le cadre de tutoriaux et conférences IPv6 organisés par des tiers
• la représentation française dans les organismes internationaux en rapport avec IPv6 tel l'IPv6 Task Force ou l'IPv6 Forum et les organismes nationaux ayant des missions similaires au G6.
• le rassemblement au sein de l'association d'acteurs représentafits de l'ensemble des secteurs d'activité économique de l'hexagone concernés par le déploiement d'IPv6 et de l'ensemble des compétences requises (technique, commerciale, formation, direction, administration)

Article 1.1 - Point de Contact

L'association dispose d'un point de contact par courriel (info@g6.asso.fr) qui doit être utilisé de préférence à un courrier postal ou au téléphone sauf quand cela est justifié par l'échange de documents physiques ou d'autres impératifs.

Article 1.2 - Accès aux services rendus

• L'association met à disposition de la communauté une information publique et gratuite ouverte à tous via son site web (WIKI) http://www.g6.asso.fr.
• L'association met à disposition de la communauté des listes de discussion ouvertes à tous:
  • une liste "ipv6-forum" pour la transmission d'information d'ordre général (événements, rapports, discours) et les discussions d'ordre non technique.
  • une liste"ipv6-tech" pour les discussions d'ordre technique.
• L'association dispose d'un blog: http://www.g6.asso.fr/blog dont la consultation est ouverte à tous.

Artcile 1.3 - Obligation d’adhérer à l’association

Certaines informations, outils ou activités sont réservés aux seuls membres et nécessitent donc une adhésion à l'association. [Le choix de cette obligation est laissé à la discrétion du Bureau du G6.] Cette phrase n'est pas claire. Je comprends qu'il s'agit de l'acceptation ou non d'une candidature par le CA et non de rendre obligatoire ou non l'adéhsion. par ailleurs, cette phrase fait double emploi avec un des articles suivants. Je suggère de supprimer cette phrase. PhB.

Article 1.4 - Responsabilité - Assurance

L'association décline toute responsabilité sur l'usage fait de l'information mise à disposition du public et de ses membres.

Article 1.5 - Préservation de la vie privée et des données

Article à compléter et peut-être pas nécessaire à ce stade de l'association. Merci aux relecteurs de préciser s'ils pensent qu'il est nécessaire ou non

PhB: Je pense en effet que ce serait nous engager dans un engrenage légal qu'il est préférable d'éviter.

Article 2. Relations avec les membres

Article 2.1 - Membres de l'association

Cet article complète l'article 6 des Statuts de l'Association.

L'association cherche à rassembler en son sein des membres d'origines diverses et variées, représentatifs du tissu économique de l'hexagone (banque, domotique, automobile, santé, éducation, ...) et des acteurs concernés par le déploiement d'IPv6:

• utilisateurs, développeurs, techniciens, ingénieurs d'IPv6;
• décisionnaires politiques, industriels, et académiques en charge de la définition de la stratégie des secteurs économiques; il faut être conscient ici, qu'il s'agit d'un attribution de la TFF et non du G6, groupe d'experts. Souhaite-t-on cette confusion des genres ? PhB.
• acheteurs, vendeurs et commerciaux de produits IPv6.

Conformément à l'article 6 des Statuts de l'Association, sont reconnus trois types de membres: Pourquoi rappeler dans le RI un point explicite des statuts ? Le RI complète mais ne se substitue pas aux statuts.PhB.

• Les membres actifs peuvent être des personnes morales ou physiques. Un membre ne peut pas être à la fois personne physique et morale. Une personne morale peut désigner un suppléant qui peut être une personne physique déjà membre de l'association.
• Les membres bienfaiteurs dont la qualité est acquise à partir d'un don d'au moins 3000 Euros à l'association.
• Les membres d’honneur sont désignés par vote de l’AG sur proposition du Conseil d’Administration, comme indiqué dans l'article 6 des Statuts de l'Association.

Article 2.2 - Conditions d'Adhésion, Refus d’adhésion, radiation et protection des droits

• Toute personne morale ou physique souhaitant adhérer au G6 doit faire savoir son intention par message électronique au point de contact de l'association (voir Article 1.1 du présent règlement intérieur)
• Cette demande est prise en compte par le Bureau qui fait part de sa décision au CA qui a le droit de rejeter la candidature conformément aux règles précisées dans l'article 3.1 du présent Règlement Intérieur.
• Après validation ou refus du CA, la décision est communiquée au demandeur. Le CA n'a pas a justifier sa decision.
• Le statut de membre n'est valable qu'après règlement des droits d'entrée et la cotisation pour l'année en cours ou l'année suivante si la décision du CA est prise entre les mois de Septembre et Décembre.

Article 2.3 - Cotisations

• Les cotisations sont valables pour une année civile et sont dues à partir du premier janvier.
• Les droits d'entrée et les cotisations annuelles des personnes physiques et morale sont fixés annuellement par le Conseil d'Administration.
• Le paiement de la cotisation pour les membres physiques se fait de préférence par chèque.
• Les chèques de cotisation doivent être établis à l'ordre de "Association G6" et envoyés à son trésorier.
• Par son adhésion, l’adhérent reconnaît avoir pris connaissance des Statuts de l'Association et du Règlement Intérieur et en accepter toutes les dispositions.
• Un reçu est envoyé à la demande de l'adhérent suite à la réception de sa cotisation.
• Les membres de l'année antérieure qui n'auraient pas renouvelés leur cotisation à une date fixée par le Conseil d'Administration peuvent être temporairement privés de l'accès aux outils définis dans l'article 2.4 du présent Règlement Intérieur jusqu'au paiement de leur cotisation.

Article 2.4 - Outils mis à disposition des membres

• La relation avec les membres se fait essentiellement par email via la liste privative g6membres@g6.asso.fr dont l'accès est restreint aux seuls membres.
• L'inscription sur la liste g6membres@g6.asso.fr est automatique, suite à la perception de la cotisation annuelle
• Les convocations aux diverses activitités et réunions sont transmises uniquement via la liste privative g6membres@g6.asso.fr
• Les réunions se déroulent de préférence par vidéo-conférence en utilisant l'outil EVO, et de manière plus occasionnelle en face-à-face.
• Les membres disposent à leur demande sur info@g6.asso.fr d'un accès à l'espace privé du site web (WIKI)

Article 2.5 - Assemblée Générale Ordinaire

L'article 18 du règlement de l'association définit les règles de convocation des assemblées générales. Les documents discutés (rapport moral et rapport financier) devront être fournis par moyen électroniques aux membre au plus tard 1 semaine avant la tenue de l'Assemblée Générale.

Article 2.6 - Remboursement des frais

Le remboursement des frais relatifs à la participation aux activités du G6 est décidé par le Bureau.

Article 3 Dirigeants et organes de direction

Il existe deux organes de pilotage au sein de l'association. Le Bureau a pour vocation d'effectuer le pilotage à cours terme de l'association, tandis que le Conseil d'Administration (CA) a pour fonction de définir la stratégie de l'association. Le Bureau travaille sous la supervision du CA.

Article 3.1 - Tâches, pouvoirs, fonctionnement et responsabilité du Bureau et du Conseil d'Administration)

Le président, le secrétaire et le trésorier forment le Bureau. Ce nouvel organe n'apparaît pas dans les status qui mentionnent, article 11, l'election d'un secrétaire et d'un trésorier au sein du CA. Je pense que dans le RI, on peut légitimer la création du bureau en se référrant à ce même article 11, où il est écrit "Le CA peut déléguer tout ou partie des ses attributions à certains de ses membres." PhB.Les résolutions du Bureau sont soumises au vote des membres du CA par courrier électronique. Les membres du CA ont trois jours ouvrés pour se prononcer contre les résolutions du CA (AJOUT PAR TE 2009-06)

Le Bureau se réunit au moins une fois pas trimestre sur la convocation de son président ou de la moitié du CA, et aussi souvent que l'intérêt de l'association l'exige. Attention, de par les status, le CA doit se réunir au moins 3 fois par an. Cela fait donc 7 réunions en tout si on ne cumule pas réunion du CA et celle du bureau. PhB

L'ordre du jour est dressé par le président ou les membres du CA qui effectuent la convocation. Tous les membres du Bureau doivent être présents lors de ces réunions. Les délibérations du Bureau sont constatées par des procès-verbaux établis sur un registre électronique certifié par le secrétaire et le président.Quel outil permet la certification ?

Comme indiqué dans les Statuts de l'Association, le Conseil d'Administration se réunit chaque fois qu'il est convoqué par courrier par son président ou sur la demande d'au moins la moitié de ses membres, chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige et au moins trois fois par an. La présence de la moitié de ses membres est nécessaire pour que le Conseil d'Administration puisse délibérer valablement. Les délibérations sont prises à la majorité des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. En cas d'égalité de voix la voix du président est prépondérante.Ce point du RI est explicitement décrit dans les status. Il n'est donc pas nécessaire de le reprendre ici . PhB.

Toutes les délibérations du Conseil d'Administration sont consignées dans un registre informatique qui est certifié par le secrétaire et le président. Ce registre est mis à la disposition des membres de l'association par l'intermédiaire du réseau Internet.Idem Quel outil est mis en place pour cette certification ? Une URL peut-elle être fournie vers ce registre certifié ? PhB

Les réunions du Bureau et du Conseil d'Administration peuvent se faire soit au siège de l'association, soit en tout autre endroit choisi par le président, soit par moyen électronique (téléphone, visioconférence,...).

Article 3.2 - Choix des dirigeants, modalités du mandat (gestion désintéressée, durée, responsabilité, assurance, démission, délégation)

Comme indiqué dans l'article 12 du statut de l'association, le règlement intérieur définit prioritairement les règles concernant les votes par procuration et par correspondance pour l'assemblée générale :

• seuls les membres actifs présents et à jour de leur cotisation peuvent détenir une ou plusieurs procurations ;
• un même membre ne peut être porteur d'un nombre de procurations supérieur à dix pour cent du nombre des membres actifs à jour de leur cotisation
• Le vote par correspondance n'est pas autorisé.
• les votes ont lieu à main levée sauf si un des membres exige le vote à bulletins secrets ;

Article 3.3 - Gouvernance et transparence financière

A compléter. Les relecteurs jugent-ils nécessaire un tel article ?

Vu le budget de l'assoc, je ne pense pas nécessaire d'aborder ce point. Surtout si on ne sait pas quoi y mettre. PhB.

Article 4 - Groupes de Travail

Les actions du G6 sont organisées en groupes de travail.

Article 4.1 - Création et suppression d'un Groupe de Travail

• La création d'un Groupe de Travail se fait sur proposition d'au moins 3 membres du G6 et approbation du Conseil d'Administration.
• La suppression d'un Groupe de Travail est ordonnée par le Conseil d'Administration.

Article 4.2 - Présidence d'un Groupe de Travail

• Le président d'un Groupe de Travail est nommé par le Conseil d'Administration et doit être membre du G6.
• La révocation du président d'un Groupe de Travail se fait sur décision du Conseil d'Administration.

Article 4.3 - Participation à un Groupe de Travail

• La participation à un Groupe de Travail est ouverte aux non membres du G6 et se fait à la discrétion du président du Groupe de Travail.
• Une liste thématique est généralement créée pour permettre aux participants d'échanger des informations.